Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege so digitalisiert, dass die digitale Kopie das Original vollständig ersetzt. Das Papier darf danach entsorgt werden, wenn der Prozess sauber definiert, technisch korrekt umgesetzt und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Genau darum geht es hier.

Viele Unternehmer schieben die Verfahrensdokumentation vor sich her, oft aus einem Grund: „zu teuer“. Die gute Nachricht: Rechnet man korrekt, ist sie deutlich günstiger als gedacht. Entscheidend drei Effekte

Frist verpasst? Was jetzt zählt! Die Frist zur Anmeldung elektronischer Aufzeichnungssysteme beim Finanzamt ist am 31.07.2025 abgelaufen....

Viele Unternehmen versuchen Verfahrensdokumentation und Digitalisierungsprojekte allein zu stemmen. Klingt sparsam, erzeugt aber oft versteckte Kosten, Verzögerungen und Risiken in der Betriebsprüfung. Der häufigste Befund lautet: Man spart an den falschen Stellen.

Reicht eine Mustervorlage für die Verfahrensdokumentation wirklich aus?  Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn sie von den Anforderungen der GoBD hören. Der Gedanke ist verlockend: Einmal ein Word-Dokument herunterladen, ein paar Felder ausfüllen, fertig. Doch die Realität sieht anders aus. Spätestens bei einer Betriebsprüfung zeigt sich, ob das gewählte Muster tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen genügt.

Seit dem 1. April 2024 gilt eine überarbeitete Version der GoBD. Sie erlaubt Finanzbehörden die digitale Datenüberlassung statt der bisherigen Datenträgerüberlassung und verpflichtet Unternehmen, steuerrelevante Daten über eine einheitliche digitale Schnittstelle zu liefern. Damit wächst die Bedeutung einer lückenlosen, aktuellen Verfahrensdokumentation. Sie ist heute mehr als eine lästige Pflicht. Sie ist eine notwendige Anleitung zu Ihrem Unternehmen.