Verfahrensdokumentation selbst durchführen - Chance oder Risiko?

Viele Unternehmen versuchen Verfahrensdokumentation und Digitalisierungsprojekte selbst durchzuführen. Klingt sparsam, erzeugt aber oft versteckte Kosten, Verzögerungen und Risiken in der Betriebsprüfung. Der häufigste Befund lautet: Man spart an den falschen Stellen. 

Ausgangslage 

Digitale Buchführung, revisionssichere Ablage, klare Prozesse und moderne Tools sind heute Pflicht. Gleichzeitig fehlen in vielen Teams Fachkenntnisse, Zeit und Personal. Dadurch entstehen Lücken in der Dokumentation und Medienbrüche im Alltag. Spätestens wenn eine Prüfung ansteht, zeigt sich, ob die Dokumentation für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar ist. 

Die typischen Hürden 

Fehlende Fachkenntnisse 

• GoBD Anforderungen werden unvollständig interpretiert. Begriffe wie Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation werden uneinheitlich verstanden. 

• Technische Details bleiben offen. Beispielhafte Lücken: Ablagestruktur, Versionierung, Rechtekonzepte, Protokollierung, Backup und Wiederherstellung. 

• Prozessdesign ohne Best Practice. Es fehlen Referenzprozesse, Rollenmodelle, Freigabeschritte und sinnvolle Kennzahlen. 

  
  

Personalmangel 

• Schlüsselpersonen sind im Tagesgeschäft gebunden. Projekte laufen nebenher und verlieren Momentum. 

• Know how hängt an Einzelpersonen. Urlaub, Krankheit oder Fluktuation bringen die Dokumentation ins Stocken. 

• Opportunitätskosten steigen. Wichtige Vorhaben bleiben liegen, weil interne Kapazitäten fehlen. 

  
  

Zeitmangel 

• Unklare Prioritäten führen zu Parallelbaustellen. Termine rutschen, Ergebnisse bleiben halbfertig. 

• Abhängigkeiten werden oft zu spät erkannt; ein Toolwechsel oder eine neue gesetzliche Vorgabe hat weitreichende Auswirkungen. 

• Übergaben dauern zu lange. Ohne klare Artefakte wie Checklisten, Flussdiagramme und Arbeitsanweisungen ist jeder Wechsel teuer. 

  
  

Betriebsblindheit 

• Eigene Prozesse erscheinen selbstverständlich. Für Außenstehende sind Schritte, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten jedoch nicht erkennbar. 

• Dokumentation aus der Innensicht. Es fehlt die Perspektive eines sachkundigen Dritten, der ohne Rückfragen verstehen muss, wie Belege entstehen, verarbeitet und archiviert werden. 

• Fehlende Qualitätssicherung. Niemand prüft die Struktur, Vollständigkeit und Verständlichkeit der Unterlagen. 

  
  

Die wahren Kosten des Alleingangs 

• Mehrfache Überarbeitungen, weil Anforderungen erst während der Prüfung klar werden. 

• Medienbrüche und Insellösungen, die später teuer korrigiert werden müssen. 

• Fördermittel bleiben ungenutzt, obwohl das Vorhaben förderfähig ist. 

• Risiko von Schätzungen und Beanstandungen, wenn die Dokumentation als nicht ordnungsgemäß gilt. 

  
  

Praxisbeispiel 

Ein mittelständisches Unternehmen begann die Verfahrensdokumentation intern. Nach Monaten Arbeit blieben Kernfragen offen. Rollen und Verantwortlichkeiten waren nicht sauber beschrieben, der Prozess für Eingangsrechnungen hatte Lücken, die Archivierungslogik war unklar. Erst mit externer Struktur, klaren Vorlagen und einem fokussierten Projektplan entstand in wenigen Tagen eine prüfbare Dokumentation und ein belastbares Vorgehen für zukünftige Änderungen. 

Wann Eigenleistung sinnvoll ist 

• Erhebung der Ist Prozesse durch Prozessowner. 

• Sammlung von Belegen, Screenshots und Exporten aus den eingesetzten Systemen. 

• Pflege einfacher Listen, zum Beispiel Rollen, Systeme, Schnittstellen und Berechtigungen. 

Eigenleistung sollte jedoch eingebettet sein in einen klaren Rahmen mit Vorgehensmodell, Review und finaler Qualitätssicherung. 

So unterstützt Rosfort

Rosfort Consulting & Services unterstützt Sie bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Darüber hinaus:  

• prüfen wir, ob eine Förderung möglich ist, und übernehmen die Antragstellung  

• beraten wir bei der laufenden Pflege und Aktualisierung Ihrer Dokumentation  

• stellen wir sicher, dass alle relevanten Prozesse und technischen Details vollständig und verständlich abgebildet sind  

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre bestehende Verfahrensdokumentation den Anforderungen genügt, nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf. Gemeinsam finden wir eine nachhaltige und sichere Lösung. Mehr Informationen und konkrete Schritte zur GoBD konformen Umsetzung finden Sie auf unserer Seite zur Verfahrensdokumentation. 

Fazit 

Wer ausschließlich auf Eigenleistung setzt, riskiert Lücken, Verzögerungen und unnötige Kosten. Die vermeintliche Ersparnis entpuppt sich oft als Sparen an der falschen Stelle. Eine professionelle Begleitung schafft Tempo, Qualität und Sicherheit.