Verfahrensdokumentation in Zeiten von KI-Buchhaltung

KI bucht schneller, präziser und rund um die Uhr. Aber kann sie auch erklären, warum sie etwas gebucht hat? Genau diese Frage entscheidet darüber, ob Unternehmen in der nächsten Betriebsprüfung souverän auftreten oder unangenehme Überraschungen erleben.

Gerade bei KI-Systemen zeigt sich schnell: Eine generische Musterdokumentation oder ein schnell zusammenkopierter Text aus Softwarehandbüchern reicht nicht mehr aus. Gefragt sind dokumentierte Prozesse, die tatsächlich zur Arbeitsrealität im Unternehmen passen. Genau hier setzen spezialisierte Anbieter wie Rosfort an, die Verfahrensdokumentationen nicht als Standardprodukt, sondern als individuell entwickeltes Regelwerk verstehen.

Wie dokumentiert man ein System, das selbst „lernt“?

Künstliche Intelligenz ist längst in der Buchhaltung angekommen. Belege werden automatisch erkannt, Kontierungen vorgeschlagen, Buchungssätze erzeugt und Anomalien identifiziert. Was früher manuell geprüft wurde, erledigt heute ein Algorithmus. Für Unternehmen ist das ein enormer Effizienzgewinn. Für die Verfahrensdokumentation jedoch entsteht eine neue Herausforderung.

Denn klassische Verfahrensdokumentationen gehen von stabilen, nachvollziehbaren Prozessen aus. Eingangsrechnung rein, manuelle Prüfung, Buchung, Archivierung. KI-Systeme brechen dieses Schema auf, weil Entscheidungslogiken nicht mehr vollständig statisch sind. Genau hier beginnt die eigentliche Nische.

Wenn Systeme nicht mehr nur ausführen, sondern entscheiden

Ein KI-gestütztes Buchhaltungssystem unterscheidet sich grundlegend von einer klassischen Buchhaltungssoftware. Während konventionelle Programme klar definierte Regeln abarbeiten, arbeitet KI mit Wahrscheinlichkeiten, Mustern und Trainingsdaten.

Ein System kann zum Beispiel auf Basis tausender vergangener Buchungen lernen, welchen Sachkonten bestimmte Rechnungen zuzuordnen sind. Es erkennt Lieferanten, Beträge, Buchungstexte und Buchungslogiken selbstständig. Je häufiger das System genutzt wird, desto „besser“ wird es statistisch.

Genau hier liegt das Dokumentationsproblem: Die Buchungslogik entwickelt sich weiter, ohne dass ein Mensch klassische Programmregeln verändert. Trotzdem bleibt das Unternehmen gegenüber Finanzbehörden in der Pflicht, diesen Prozess transparent, überprüfbar und prüfungssicher zu dokumentieren.

Was eine KI-Verfahrensdokumentation zwingend enthalten muss

Eine Verfahrensdokumentation für KI-Systeme muss anders gedacht werden. Nicht in Code, sondern in Wirkmechanismen.

Folgende Aspekte sollten zwingend beschrieben werden:

Beschreibung der KI-Funktion

Es muss klar beschrieben sein, was das KI-System konkret übernimmt. Werden nur Buchungsvorschläge generiert oder werden Buchungen automatisch ausgeführt? Gibt es automatische Lernmechanismen? Greift das System auf historische Buchhaltungsdaten zu?

Datenbasis und Training

Eine KI ist nur so gut wie ihre Trainingsdaten. Es ist deshalb prüfungsrelevant, welche Daten in das System einfließen, wie diese aufbereitet wurden und ob sie verifiziert sind.

Hierzu gehört auch die Frage, ob das System kontinuierlich lernt oder ob Lernzyklen kontrolliert freigegeben werden.

Kontrollmechanismen

Ein vollständig autonomes System ohne menschliche Kontrolle ist aus Sicht der GoBD hochkritisch.

Dokumentiert werden sollte deshalb:

• Welche Prüfmechanismen existieren?

• Wie werden Buchungsvorschläge freigegeben?

• Gibt es Plausibilitätsprüfungen?

• Werden Änderungen maschineller Entscheidungen protokolliert?

  
  

Versionsmanagement

KI-Systeme verändern sich nicht nur durch Updates, sondern auch durch Training. Eine gute Verfahrensdokumentation muss deshalb transparent machen, wann welche Systemversion aktiv war und welche Änderungen durchgeführt wurden.

Fehlerbehandlung

Auch KI macht Fehler, manchmal sogar systematisch.

Deshalb gehört in jede Dokumentation:

• Welche Maßnahmen werden bei Fehlbuchungen ergriffen?

• Gibt es regelmäßige Qualitätskontrollen?

• Werden Auffälligkeiten ausgewertet und korrigiert?

  
  

Verständlichkeit entscheidet über Prüfbarkeit

In der Praxis scheitert die Verfahrensdokumentation für KI nicht an technischen Hürden, sondern an sprachlicher Überforderung.

Viele Dokumentationen bestehen entweder aus Marketingtexten des Softwareanbieters oder aus extrem technischen Beschreibungen, die ein Betriebsprüfer nicht nachvollziehen kann. Beides ist problematisch.

Eine gute Verfahrensdokumentation spricht die Sprache der Praxis:

• verständlich,

• logisch,

• überprüfbar,

• ohne schwer verständliche Fachsprache,

• ohne verschleiernde Darstellung.

  
  

Die Frage lautet nicht: Wie funktioniert der Algorithmus mathematisch, sondern: Was passiert in meinem Unternehmen konkret mit einer Rechnung?

Verantwortung bleibt menschlich

Eine zentrale Erkenntnis sollte jede Verfahrensdokumentation widerspiegeln:

Auch wenn KI bucht, bleibt der Mensch verantwortlich.

Nicht die Software haftet, sondern das Unternehmen.

Das bedeutet:

• Freigaberegeln müssen klar sein,

• Zuständigkeiten müssen dokumentiert sein,

• Kontrollprozesse müssen regelmäßig erfolgen.

  
  

Eine KI darf unterstützen, aber sie darf keine unbeaufsichtigte Entscheidungsinstanz sein.

Wie Rosfort Sie bei KI-Verfahrensdokumentationen unterstützt

Beim Einsatz von KI in der Buchhaltung reicht eine klassische Verfahrensdokumentation oft nicht mehr aus.

Rosfort unterstützt Unternehmen dabei, ihre automatisierten Prozesse transparent, nachvollziehbar und prüfungssicher darzustellen. Im Fokus steht nicht die Technik, sondern die Frage, wie KI im Arbeitsalltag tatsächlich eingesetzt wird und welche Verantwortung daraus entsteht.

So entsteht eine Dokumentation, die nicht nur Vorgaben erfüllt, sondern Sicherheit gibt. Für Geschäftsführung, Prüfer und das Unternehmen selbst.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Verfahrensdokumentation den Einsatz von KI korrekt abbildet, lohnt sich eine Überprüfung. In einem unverbindlichen Gespräch lassen sich offene Punkte schnell klären.

Fazit: Verfahrensdokumentation wird zur Vertrauensarchitektur

In einer Welt, in der Systeme lernen statt nur auszuführen, verändert sich die Rolle der Verfahrensdokumentation grundlegend.

Sie ist nicht mehr nur Pflichtdokument, sondern Vertrauensinstrument.

Vertrauen für Finanzbehörden.

Vertrauen für Geschäftsführung.

Vertrauen für externe Prüfer.

Unternehmen, die ihre KI-Systeme sauber dokumentieren, investieren nicht in Bürokratie, sondern in Stabilität und Glaubwürdigkeit.

Wer seine Prozesse erklären kann, muss sie nicht fürchten.

Und gerade bei KI gilt: Was man nicht erklären kann, wird im Zweifel nicht akzeptiert.