Verfahrensdokumentation ersetzende Scannen einfach erklärt

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege so digitalisiert, dass die digitale Kopie das Original vollständig ersetzt. Das Papier darf danach entsorgt werden, wenn der Prozess sauber definiert, technisch korrekt umgesetzt und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Genau darum geht es hier. Verständlich, praxisnah, ohne Fachchinesisch.

Was bedeutet ersetzendes Scannen? 

Sie nehmen Papierbelege wie Rechnungen oder Verträge mit Buchführungsbezug, scannen sie, speichern die Dateien revisionssicher und arbeiten künftig mit der digitalen Version. Entscheidend ist ein klar beschriebenes Verfahren, das festlegt, wer was wann wie macht und wie die Qualität gesichert wird. 

Warum brauche ich eine Verfahrensdokumentation? 

Die Verfahrensdokumentation zeigt gegenüber Prüfern, dass Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit Ihrer Belege gewährleistet sind. Ohne Doku ist das ersetzende Scannen angreifbar. Mit Doku ist es prüfungssicher und effizient. 

Die 7 Bausteine einer schlanken Verfahrensdokumentation 

1. Ziel und Geltungsbereich 

Welche Belege werden ersetzend gescannt. Ab wann gilt das Verfahren. Für welche Standorte und Abteilungen. 

2. Rollen und Verantwortlichkeiten 

Wer öffnet die Post. Wer scannt. Wer prüft die Qualität. Wer gibt frei. Wer verwaltet das Archivsystem. 

3. Eingang und Vorbereitung 

Posteingang, Vorsortierung, Entfernen von Heftklammern, Glätten der Belege. Legen Sie Ausnahmen fest, zum Beispiel Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen. 

4. Scan-Prozess 

Geräte oder Apps, Scanparameter wie Dateiformat und Auflösung, Farbscan bei Belegen mit Beweisfunktion in Farbe, Indexfelder für die Ablage. Dazu gehören Qualitätssicherung, Vier-Augen-Prinzip nach Bedarf, Protokollierung von Fehlern und Korrekturen. 

5. Ablage und Archivierung 

Einheitliche Ordnerstruktur oder DMS, eindeutige Verschlagwortung, Schreibschutz, Rollen und Rechte, regelmäßige Backups, dokumentierte Aufbewahrungsfristen. 

6. Vernichtung und Löschung 

Papier erst nach bestandener Qualitätskontrolle vernichten. Zeitpunkt und Freigabe dokumentieren. Digitale Löschung erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. 

7. Änderungen und Versionierung 

Jede Änderung am Verfahren versionieren, kurz begründen und mit Datum dokumentieren. Schulungen oder Kurzleitfäden für Mitarbeitende pflegen.

Was nicht in den Schredder darf 

Einige Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, zum Beispiel Urkunden oder Unterlagen, bei denen Sie bestimmte Originalmerkmale benötigen. Halten Sie diese Ausnahmen in einer Liste fest. Im Zweifel Original aufbewahren.

Mobile Scans per Smartphone 

Belege können unterwegs erfasst werden, etwa auf Geschäftsreisen. Wichtig sind dieselben Qualitätsregeln wie im Büro. Sorgen Sie für eine sichere Übertragung ins Archiv, eindeutige Zuordnung und eine nachträgliche Sichtprüfung.

Ihre Checkliste für den Start 

• Verantwortliche benannt für Scan, Kontrolle und Freigabe 

• Belegarten und Ausnahmen definiert 

• Scanparameter, Indexfelder und Dateibenennung festgelegt 

• Qualitätssicherung beschrieben und Protokolle aktiviert 

• Rechtekonzept, Backup und Aufbewahrungsfristen geregelt 

• Prozess zur Papiervernichtung dokumentiert 

• Versionierung und Änderungshistorie eingerichtet 

• Kurzanleitung für Mitarbeitende erstellt

  
  

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden 

• Papier zu früh vernichtet. Erst nach dokumentierter Lesbarkeits- und Vollständigkeitsprüfung entsorgen. 

• Keine eindeutige Verschlagwortung. Ohne klare Indexfelder leidet die Auffindbarkeit. 

• Nur Technik im Blick. Organisatorische Maßnahmen wie Rollen, Vertretungen und Kontrollen sind ebenso wichtig. 

• Unklare Ausnahmen. Legen Sie genau fest, welche Dokumente immer im Original bleiben. 

Praxis-Vorlage für die Gliederung 

1. Zweck und Geltungsbereich 

2. Begriffe und Abkürzungen 

3. Verantwortlichkeiten 

4. Prozesse: Posteingang, Scannen, Qualitätssicherung, Ablage, Vernichtung 

5. Technische und organisatorische Maßnahmen: Rechte, Backups, Protokolle 

6. Ausnahmenliste für Originale 

7. Mobile Erfassung 

8. Externe Dienstleister und DMS 

9. Anhang: Arbeitsanweisungen, Checklisten, Änderungsprotokoll

Wie Rosfort Sie unterstützt

Wir erstellen die Verfahrensdokumentation gemeinsam mit dem Unternehmen. Dabei gehen wir strukturiert und individuell auf die bestehenden Prozesse ein und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation gemäß den GoBD.

Darüber hinaus

• unterstützen wir bei der Beantragung von Fördermitteln, wenn das Vorhaben förderfähig ist

• beraten wir bei der laufenden Pflege und Anpassung der Verfahrensdokumentation

• zeigen wir auf, welche Prozesse erfasst werden müssen und wie diese korrekt dokumentiert werden

So stellen wir sicher, dass Unternehmen abgesichert sind und zusätzlich von möglichen Förderungen profitieren können.

Sie sind unsicher, ob Ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen genügt?

Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Gemeinsam prüfen wir Ihre Unterlagen und entwickeln eine nachhaltige Lösung. Sie erfahren hier mehr zur Verfahrensdokumentation.

Fazit 

Mit einer klaren und schlanken Verfahrensdokumentation machen Sie ersetzendes Scannen revisionssicher und gewinnen Geschwindigkeit, Platz und Transparenz. Die Regeln sind machbar, wenn der Prozess verständlich beschrieben, eingeübt und konsequent gelebt wird.