Verfahrensdokumentation nach Muster klingt einfach ist aber riskant!

Reicht eine Verfahrensdokumentation nach Muster für die Verfahrensdokumentation wirklich aus?  Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn sie von den Anforderungen der GoBD hören. Der Gedanke ist verlockend: Einmal ein Word-Dokument herunterladen, ein paar Felder ausfüllen, fertig. Doch die Realität sieht anders aus. Spätestens bei einer Betriebsprüfung zeigt sich, ob das gewählte Muster tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen genügt.

Warum Musterlösungen so beliebt sind 

Die Beliebtheit von Mustervorlagen ist nachvollziehbar. Sie sind leicht im Internet zu finden, kosten häufig wenig oder gar nichts und vermitteln das Gefühl, das Thema Verfahrensdokumentation schnell erledigt zu haben. Besonders Vorlagen im Word- oder PDF-Format wirken aufgeräumt und offiziell. Doch genau dieses Gefühl ist trügerisch!

Wo Musterlösungen versagen 

In der Praxis zeigen sich deutliche Schwächen solcher Vorlagen: 

• Keine individuelle Anpassung. Jede Unternehmensstruktur und IT-Landschaft ist einzigartig. 

• Prozesse werden oft nur oberflächlich dargestellt. Häufig fehlen Schnittstellen, Systemwechsel oder Verantwortlichkeiten. 

• Rechtliches Risiko. Eine lückenhafte Dokumentation kann als formeller Mangel gewertet werden. In solchen Fällen darf das Finanzamt Schätzungen vornehmen. 

• Keine Versionierung. Muster enthalten selten Hinweise auf regelmäßige Aktualisierungen oder eine nachvollziehbare Historie. 

Eine Mustervorlage sieht zwar ordentlich aus, schützt aber nicht vor Nachteilen im Prüfungsfall. 

Was die GoBD konkret verlangen 

Die GoBD stellen klare Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Allgemeine Textbausteine reichen dafür nicht aus. Unternehmen müssen unter anderem: 

• Sämtliche relevanten Abläufe im Detail beschreiben, zum Beispiel die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen 

• Verwendete Systeme, Schnittstellen, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten dokumentieren 

• Technische Systeminformationen bereitstellen 

• Einen nachvollziehbaren Versionsverlauf führen und Änderungen regelmäßig erfassen 

Eine Verfahrensdokumentation muss jederzeit aktuell und prüfungssicher sein. Das lässt sich mit einem einmal heruntergeladenen Muster kaum abbilden. 

Was stattdessen sinnvoll ist 

Statt auf vorgefertigte Vorlagen zu setzen, empfehlen sich strukturierte und individuell erstellte Dokumentationen. Diese berücksichtigen die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen, die verwendete Software, die Verantwortlichkeiten und die technische Umgebung. Darüber hinaus sollten Unternehmen die Dokumentation regelmäßig prüfen und anpassen. Das ist besonders wichtig bei Prozessveränderungen, Softwarewechsel oder Personalveränderungen. 

Ein erfahrener Partner sorgt nicht nur für eine rechtssichere Dokumentation, sondern auch für mehr Transparenz und optimierte Abläufe. 

Wie Rosfort Sie unterstützt 

Rosfort Consulting & Services unterstützt Sie bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Darüber hinaus: 

• prüfen wir, ob eine Förderung möglich ist, und übernehmen die Antragstellung 

• beraten wir bei der laufenden Pflege und Aktualisierung Ihrer Dokumentation 

• stellen wir sicher, dass alle relevanten Prozesse und technischen Details vollständig und verständlich abgebildet sind 

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre bestehende Verfahrensdokumentation den Anforderungen genügt, nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf. Gemeinsam finden wir eine nachhaltige und sichere Lösung. Mehr Informationen und konkrete Schritte zur GoBD konformen Umsetzung finden Sie auf unserer Seite zur Verfahrensdokumentation. 

Fazit und Empfehlung 

Mustervorlagen können einen ersten Überblick geben, reichen aber in der Regel nicht aus. Wer auf eine solide und GoBD-konforme Lösung setzt, lässt die Verfahrensdokumentation professionell erstellen. So vermeiden Sie Risiken bei Betriebsprüfungen und gewinnen gleichzeitig mehr Klarheit über interne Prozesse.