Verfahrensdokumentation nach GoBD einfach erklärt

Seit dem 1. April 2024 gilt eine überarbeitete Version der GoBD. Sie erlaubt Finanzbehörden die digitale Datenüberlassung statt der bisherigen Datenträgerüberlassung und verpflichtet Unternehmen, steuerrelevante Daten über eine einheitliche digitale Schnittstelle zu liefern. Damit wächst die Bedeutung einer lückenlosen, aktuellen Verfahrensdokumentation. Sie ist heute mehr als eine lästige Pflicht. Sie ist eine notwendige Anleitung zu Ihrem Unternehmen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die GoBD verlangen, dass alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen, Prozesse und Systeme nachvollziehbar dokumentiert werden. In der Verfahrensdokumentation beschreibt ein Unternehmen den vollständigen „Lebenszyklus“ seiner Belege: von der Erstellung über die Verarbeitung bis zur Archivierung. Es muss klar erkennbar sein, welche Software genutzt wird, wie Belege ins System gelangen, wer welche Schritte verantwortet und wie Kontrollen durchgeführt werden.

Gemäß GoBD muss die Buchführung so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen kann. Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis dafür, inwiefern alle Maßnahmen zur Bewahrung der Grundprinzipien der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Wahrheit und zeitnahen Erfassung eingereicht und eingehalten werden.

Wer ist betroffen?

Viele Unternehmer glauben, dass die Verfahrensdokumentation nur große Konzerne betrifft, doch diese Annahme ist gefährlich. Die Verfahrensdokumentation betrifft alle. Dazu gehören Freiberufler, Start‑ups, Handwerksbetriebe und Mittelständler ebenso wie E‑Commerce‑Anbieter und bargeldintensive Unternehmen. Die Größe des Betriebs bestimmt lediglich den Umfang der Dokumentation, nicht aber die Pflicht an sich. 

Bei Betriebsprüfungen verlangen Finanzämter Einsicht in die Verfahrensdokumentation. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, darf der Prüfer den Gewinn schätzen - das führt oft zu Nachzahlungen und Verzugszinsen. Die aktualisierte GoBD unterstreicht an mehreren Stellen, dass eine Verfahrensdokumentation zwingend erforderlich ist, um die Komplexität der IT‑gestützten Buchführung nachvollziehbar zu machen 

Risiken bei fehlender oder unvollständiger Dokumentation

Eine mangelhafte Verfahrensdokumentation birgt erhebliche Risiken:

• Schätzungen und Steuernachzahlungen: Ohne Dokumentation kann die Buchführung als „nicht ordnungsgemäß“ eingestuft werden. Das Finanzamt darf dann Umsätze und Gewinne schätzen.

• Haftungsrisiken: Unternehmen können bei groben Verstößen sogar strafrechtlich belangt werden.

• Verlust von Know‑how: Wird Wissen nur mündlich weitergegeben, gehen bei einem Personalwechsel wichtige Informationen verloren. 

• Materielle Mängel: Laut GoBD führt eine fehlende Verfahrensdokumentation zu einem materiellen Mangel; der Vorsteuerabzug kann verweigert werden und es droht eine Hinzuschätzung.

Verfahrensdokumentation nach Muster?

Auf den ersten Blick wirken vorgefertigte Musterlösungen für Verfahrensdokumentationen praktisch - schnell erstellt, günstig und scheinbar ausreichend. Doch der Schein trügt. Die neuen GoBD betonen explizit, dass eine vollständige Verfahrensdokumentation mehrere individuell auf das Unternehmen abgestimmte Teile enthalten muss: von der allgemeinen Beschreibung über die Anwenderdokumentation bis hin zur technischen System- und Betriebsdokumentation. 

Musterlösungen ignorieren oft die Komplexität betrieblicher Abläufe, berücksichtigen keine individuellen Systemlandschaften und vernachlässigen insbesondere die fortlaufende Pflege und Aktualisierung - ein Muss laut GoBD. Eine solche Dokumentation mag auf dem Papier existieren, erfüllt aber im Prüfungsfall selten die Anforderungen.

Wer auf Nummer sicher gehen will, setzt daher auf professionelle Unterstützung statt auf starre Muster. Nur eine individuell erstellte und regelmäßig geprüfte Verfahrensdokumentation bietet echte Sicherheit. 

Typische Fehler und Best Practices 

In der Praxis treten häufig ähnliche Fehler auf: 

• Veraltete Dokumentation: Prozesse ändern sich, die Dokumentation wird aber nicht gepflegt. 

• Unvollständige Beschreibung: Wichtige Systeme, Schnittstellen oder Zuständigkeiten fehlen. 

• Fehlende Versionierung: Es gibt keinen nachvollziehbaren Versionsverlauf. 

• Technische Details fehlen: Prüfer können Prozesse nicht nachvollziehen, weil systemrelevante Informationen unklar sind. 

Best Practices für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation 

1. Analyse aller Prozesse: Dokumentieren Sie den gesamten Beleglebenszyklus - von der Erfassung bis zur Archivierung - einschließlich aller Schnittstellen und Systeme. 

2. Klare Zuständigkeiten: Legen Sie Verantwortlichkeiten für jeden Schritt fest und erfassen Sie diese in der Anwenderdokumentation. 

3. Technische Beschreibung: Halten Sie eingesetzte Software, Datenformate und Schnittstellen präzise fest. 

4. Aktualität sicherstellen: Überprüfen Sie Ihre Dokumentation regelmäßig und aktualisieren Sie sie bei System‑, Personal- oder Prozessänderungen. 

5. Versionshistorie führen: Dokumentieren Sie Änderungen und archivieren Sie alte Versionen, um Transparenz zu gewährleisten. 

6. Externe Unterstützung nutzen: Ziehen Sie spezialisierte Dienstleister hinzu, wenn komplexe IT‑Strukturen vorliegen oder Zeit und Know‑how fehlen. Standardvorlagen greifen oft zu kurz und werden schnell veraltet. 

   
   
   
   

Vorteile einer umfassenden Verfahrensdokumentation 

Wer eine GoBD‑konforme Verfahrensdokumentation erstellt, profitiert nicht nur steuerlich. Eine gut strukturierte Dokumentation bietet echte Mehrwerte: 

• Optimierung der Abläufe: Durch die Analyse werden Prozesslücken sichtbar und können geschlossen werden. 

• Schnelle Einarbeitung: Neue Mitarbeitende verstehen Prozesse schneller, weil Arbeitsschritte schriftlich definiert sind. 

• Sicherung von Wissen: Unternehmensspezifisches Know‑how bleibt langfristig erhalten. 

• Risikominderung: Betriebsprüfer erhalten einen transparenten Überblick; Vorwürfen von Vorsatz und Fahrlässigkeit lässt sich besser entgegnen treten. 

Die Neuerungen der GoBD 2024/2025 im Überblick 

Mit dem BMF‑Schreiben vom 11. März 2024 wurden die GoBD an das DAC7‑Umsetzungsgesetz angepasst und traten zum 1. April 2024 in Kraft. Die wichtigsten Änderungen zu den digitalen Prüfungsmöglichkeiten der Finanzämter sind: 

• Datenüberlassung statt Datenträgerüberlassung: Unternehmen können steuerrelevante Daten nun auch über digitale Plattformen der Finanzbehörden übermitteln, nicht mehr nur auf physischen Datenträgern. 

• Mobile Datenverarbeitung: Prüfer dürfen Daten auf mobilen Systemen verarbeiten; nach Abschluss müssen diese Daten gelöscht werden. 

• Einheitliche digitale Schnittstelle: Die Beweiskraft der Buchführung erfordert einen Export über eine einheitliche digitale Schnittstelle nach §147b AO. 

  
  

Diese Änderungen zeigen, dass die Finanzverwaltung die digitale Transformation vorantreibt. Unternehmen sollten deshalb ihre Prozesse und die Verfahrensdokumentation überprüfen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. 

Wie Rosfort Sie unterstützt 

Wir erstellen die Verfahrensdokumentation gemeinsam mit dem Unternehmen. Dabei gehen wir strukturiert und individuell auf die bestehenden Prozesse ein und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation gemäß den GoBD. 

Darüber hinaus 

• unterstützen wir bei der Beantragung von Fördermitteln, wenn das Vorhaben förderfähig ist 

• beraten wir bei der laufenden Pflege und Anpassung der Verfahrensdokumentation 

• zeigen wir auf, welche Prozesse erfasst werden müssen und wie diese korrekt dokumentiert werden 

So stellen wir sicher, dass Unternehmen abgesichert sind und zusätzlich von möglichen Förderungen profitieren können. 

Sie sind unsicher, ob Ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen genügt? 

Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Gemeinsam prüfen wir Ihre Unterlagen und entwickeln eine nachhaltige Lösung. 

Fazit 

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist Pflicht für alle Unternehmen. Durch die Neufassung der GoBD und die fortschreitende Digitalisierung werden Dokumentationsmängel schneller sichtbar. Nutzen Sie die Dokumentation nicht nur als Pflicht, sondern als strategisches Instrument zur Prozessoptimierung und Risikominimierung. Wir von Rosfort unterstützen Sie dabei, eine individuelle, aktuelle und zukunftssichere Dokumentation zu erstellen - damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung entspannt bleiben können. 

FAQ

Welche Inhalte muss eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation enthalten?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in einem Unternehmen verarbeitet werden. Dazu gehören unter anderem die Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Sicherung der Daten. Typischerweise besteht sie aus einer allgemeinen Beschreibung des Unternehmens, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Beschreibung der internen Kontrollsysteme.

Wie kann ich meine Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisieren und rechtssicher halten?

Um eine Verfahrensdokumentation dauerhaft aktuell und rechtssicher zu halten, sollten Änderungen bei Software, Personal oder Prozessen zeitnah dokumentiert werden. Dabei hilft eine konsequente Versionierung, bei der jede Anpassung mit Datum, Verantwortlichem und Anlass erfasst wird. Es empfiehlt sich, eine zuständige Person oder Abteilung zu benennen, die die Dokumentation regelmäßig überprüft. Bei komplexen Strukturen oder branchenspezifischen Anforderungen ist es sinnvoll, externe Unterstützung hinzuzuziehen.

Welche Risiken drohen bei fehlender oder mangelhafter Verfahrensdokumentation laut GoBD?

Fehlt eine Verfahrensdokumentation, kann das im Rahmen einer Betriebsprüfung als formeller Mangel gewertet werden und Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung begründen. Das Finanzamt kann dann Schätzungen vornehmen, was in der Regel zu steuerlichen Nachteilen führt. Außerdem steigt das Risiko, bei Prüfungen auffällig zu werden und tiefergehende Nachfragen zu erhalten.

Warum ist eine individuelle Verfahrensdokumentation besser als eine Mustervorlage?

Vorlagen für Verfahrensdokumentationen wirken auf den ersten Blick praktisch. Sie sind schnell verfügbar und leicht anzupassen. Doch in der Realität greifen sie meist zu kurz. Sie berücksichtigen weder die individuellen IT Systeme eines Unternehmens noch die konkreten Abläufe oder Zuständigkeiten. Oft fehlt auch ein klares Konzept zur Pflege und Aktualisierung. Genau das aber fordern die GoBD. Nur eine passgenaue und regelmäßig geprüfte Dokumentation erfüllt die Anforderungen wirklich und gibt Sicherheit im Prüfungsfall. Wer auf Nummer sicher gehen will, setzt auf eine professionelle und individuelle Lösung.

Gibt es Fördermittel für die Erstellung oder Überarbeitung einer Verfahrensdokumentation?

Ja, die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann im Rahmen von Digitalisierungs- oder Beratungsprojekten förderfähig sein. Ob und in welcher Höhe eine Förderung möglich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wir prüfen das für Sie und begleiten bei der Antragstellung.