Простое объяснение сканирования, заменяющего документацию по процедурам

При замещающем сканировании бумажные документы оцифровываются таким образом, что цифровая копия полностью заменяет оригинал. После этого бумагу можно утилизировать, если процесс четко определен, технически правильно реализован и описан в документации по процедуре.

Что означает замещающее сканирование? 

Вы берете бумажные документы, такие как счета или договоры, связанные с бухгалтерским учетом, сканируете их, сохраняете файлы в соответствии с требованиями ревизии и в дальнейшем работаете с цифровой версией. Решающим фактором является четко описанная процедура, которая определяет, кто что делает, когда и как, а также как обеспечивается качество.

Зачем нужна документация по процедурам?

Документация по процедурам демонстрирует аудиторам, что обеспечены прослеживаемость, полнота, неизменность и доступность ваших документов. Без документации сканирование в качестве замены может быть подвержено критике. С документацией оно является надежным и эффективным.

7 компонентов эффективной документации процессов

1. Цель и сфера применения

Какие документы сканируются в качестве замены. С какого момента применяется данный процесс. Для каких локаций и отделов.

2. Роли и обязанности

Кто открывает почту. Кто сканирует. Кто проверяет качество. Кто дает разрешение. Кто управляет системой архивирования.

3. Прием и подготовка

Прием почты, предварительная сортировка, удаление скрепок, разглаживание документов. Определите исключения, например, документы, которые должны храниться в оригинале. 

4. Процесс сканирования

Устройства или приложения, параметры сканирования, такие как формат файла и разрешение, цветное сканирование документов, имеющих доказательную силу в цвете, поля индексации для хранения. Сюда входят обеспечение качества, принцип двойного контроля по мере необходимости, регистрация ошибок и исправлений.

5. Хранение и архивирование

Единая структура папок или DMS, однозначная индексация, защита от записи, роли и права, регулярное резервное копирование, документированные сроки хранения.

6. Уничтожение и удаление

Уничтожать бумажные документы только после прохождения контроля качества. Документировать время и разрешение. Цифровое удаление только по истечении сроков хранения.

7. Изменения и версии

Каждое изменение в процедуре должно быть пронумеровано, кратко обосновано и задокументировано с указанием даты. Проводить обучение или подготавливать краткие руководства для сотрудников.

Что нельзя сдавать в шредер

Некоторые документы необходимо хранить в оригинале, например, свидетельства или документы, в которых вам нужны определенные оригинальные характеристики. Запишите эти исключения в список. В случае сомнений сохраните оригинал.

Мобильное сканирование с помощью смартфона

Документы можно сканировать в дороге, например, во время деловых поездок. При этом важно соблюдать те же правила качества, что и в офисе. Обеспечьте безопасную передачу в архив, четкую классификацию и последующий визуальный контроль.

Ваш чек-лист для начала работы

• Назначены ответственные лица за сканирование, контроль и утверждение

• Определены типы документов и исключения

• Установленные параметры сканирования, поля индексации и именование файлов

• Описанная система обеспечения качества и активированные протоколы

• Урегулированная концепция прав, резервное копирование и сроки хранения

• Документированный процесс уничтожения бумажных документов

• Установленная версионность и история изменений

• Созданное краткое руководство для сотрудников

  
  

Частые ошибки и как их избежать

• Слишком раннее уничтожение бумажных документов. Утилизируйте документы только после документированной проверки их читаемости и полноты.

• Отсутствие четкой систематизации. Без четких полей индексации затрудняется поиск документов.

• Внимание только к техническим аспектам. Организационные меры, такие как роли, замещения и контроль, также важны.

• Unklare Ausnahmen. Legen Sie genau fest, welche Dokumente immer im Original bleibeНеясные исключения. Четко определите, какие документы всегда остаются в оригинале.

Практический шаблон для структуры

1. Цель и сфера применения

2. Термины и сокращения

3. Обязанности

4. Процессы: входящая почта, сканирование, обеспечение качества, хранение, уничтожение

5. Технические и организационные меры: права, резервное копирование, протоколы

6. Список исключений для оригиналов

7. Мобильная регистрация

8. Внешние поставщики услуг и DMS

9. Приложение: рабочие инструкции, контрольные списки, протокол изменений

Как Rosfort может вам помочь

Мы создаем документацию по процедурам совместно с компанией. При этом мы подходим к существующим процессам структурированно и индивидуально и обеспечиваем полную и понятную документацию в соответствии с GoBD.

Кроме того

• мы оказываем поддержку в подаче заявки на получение субсидий, если проект соответствует критериям

• консультируем по вопросам текущего обслуживания и адаптации документации по процедурам

• указываем, какие процессы необходимо фиксировать и как их правильно документировать

Таким образом, мы обеспечиваем защиту компаний и даем им возможность дополнительно воспользоваться возможными субсидиями.

Если вы хотите узнать, соответствует ли ваша существующая документация по процедурам требованиям, свяжитесь с нами без каких-либо обязательств.Вместе мы найдем надежное и долгосрочное решение. Более подробную информацию и конкретные шаги по внедрению в соответствии с GoBD вы найдете на нашей странице, посвященной процедурной документации.

Вывод

Благодаря четкой и лаконичной документации процедур вы обеспечите безопасность замены сканирования и получите преимущества в виде скорости, экономии места и прозрачности. Правила выполнимы, если процесс описан понятно, отработан и последовательно соблюдается.