Документация процедур по образцу звучит просто, но является рискованной!

Достаточно ли документации по процедурам, составленной по образцу? Многие компании задают себе этот вопрос, когда слышат о требованиях GoBD. Идея заманчива: достаточно скачать документ Word, заполнить несколько полей и готово. Но реальность выглядит иначе. Позднее, во время налоговой проверки, выясняется, действительно ли выбранный образец соответствует требованиям законодательства.

Почему типовые решения так популярны

Популярность шаблонов вполне объяснима. Их легко найти в Интернете, они часто стоят недорого или вообще ничего не стоят и создают ощущение, что вопрос документирования процедур можно решить быстро. Особенно шаблоны в формате Word или PDF выглядят аккуратно и официально. Но именно это ощущение обманчиво!

Когда типовые решения не работают

На практике такие шаблоны демонстрируют явные недостатки:

• Отсутствие индивидуальной адаптации. Каждая структура предприятия и ИТ-среда уникальны.

• Процессы часто представлены лишь поверхностно. Часто отсутствуют интерфейсы, смены систем или ответственность.

• Правовой риск. Неполная документация может быть расценена как формальный недостаток. В таких случаях налоговая служба имеет право проводить оценку. 

• Отсутствие версий. Шаблоны редко содержат указания на регулярные обновления или понятную историю.

Шаблон выглядит аккуратно, но не защищает от неудобств в случае проверки.

Что конкретно требует GoBD

GoBD предъявляет четкие требования к документации процедур. Общих текстовых блоков для этого недостаточно. Компании должны, среди прочего:

• подробно описывать все соответствующие процессы, например, регистрацию, обработку и архивирование документов

• документировать используемые системы, интерфейсы, права доступа и обязанности

• предоставлять техническую информацию о системе

• вести понятную историю версий и регулярно регистрировать изменения.

Документация процедур должна быть актуальной и готовой к проверке в любое время. Это практически невозможно обеспечить с помощью одного загруженного шаблона.

Что вместо этого имеет смысл

Вместо использования готовых шаблонов рекомендуется использовать структурированную и индивидуально созданную документацию. Она учитывает фактические процессы в компании, используемое программное обеспечение, обязанности и техническую среду. Кроме того, компании должны регулярно проверять и корректировать документацию. Это особенно важно при изменении процессов, смене программного обеспечения или кадровых изменениях.

Опытный партнер не только обеспечит юридическую надежность документации, но и повысит прозрачность и оптимизирует процессы.

Как Rosfort поддерживает вас

Rosfort Consulting & Services поможет вам в создании индивидуальной документации по процедурам, точно адаптированной к потребностям вашей компании. Кроме того:

• мы проверим возможность получения субсидий и возьмем на себя подачу заявки,

• проконсультируем вас по вопросам текущего обслуживания и обновления вашей документации,

• а также обеспечим полное и понятное отображение всех соответствующих процессов и технических деталей

Если вы хотите узнать, соответствует ли ваша существующая документация по процедурам требованиям, свяжитесь с нами без каких-либо обязательств.Вместе мы найдем надежное и долгосрочное решение. Более подробную информацию и конкретные шаги по внедрению в соответствии с GoBD вы найдете на нашей странице, посвященной процедурной документации.

Вывод и рекомендация

Образцы могут дать первое представление, но, как правило, их недостаточно. Те, кто делает ставку на надежное и соответствующее GoBD решение, заказывают профессиональное составление документации по процедурам. Таким образом, вы избегаете рисков при налоговых проверках и одновременно получаете больше ясности в отношении внутренних процессов.