Простая объяснение документации процедур в соответствии с GoBD

С 1 апреля 2024 года вступает в силу пересмотренная версия GoBD. Она позволяет финансовым органам получать данные в цифровом формате вместо прежней передачи на носителях и обязывает компании предоставлять данные, имеющие отношение к налогообложению, через единый цифровой интерфейс. Таким образом, возрастает значение полной и актуальной документации процедур. Сегодня она является не просто обременительной обязанностью, а необходимым руководством для вашей компании.

Что такое документация по процедурам?

GoBD требует, чтобы все записи, процессы и системы, имеющие отношение к налогообложению, были понятно задокументированы. В документации по процедурам компания описывает полный «жизненный цикл» своих документов: от создания до обработки и архивирования. Должно быть ясно, какое программное обеспечение используется, как документы попадают в систему, кто отвечает за какие шаги и как осуществляется контроль.

Согласно GoBD, бухгалтерский учет должен быть организован таким образом, чтобы компетентный третий человек мог в разумные сроки отследить все деловые операции. Процедурная документация служит доказательством того, в какой степени все меры по соблюдению основных принципов прослеживаемости, полноты, достоверности и своевременности регистрации были представлены и соблюдены.

Кого это касается?

Многие предприниматели считают, что документация по процедурам касается только крупных концернов, но это опасное предположение. Документация по процедурам касается всех. К ним относятся фрилансеры, стартапы, ремесленные предприятия и средние предприятия, а также поставщики электронной коммерции и предприятия, работающие с большими объемами наличных денег. Размер предприятия определяет только объем документации, но не саму обязанность.

При проведении налоговых проверок налоговые органы требуют предоставить им доступ к процедурной документации. Если она отсутствует или является неполной, проверяющий имеет право оценить прибыль, что часто приводит к доначислению налогов и пени за просрочку. Обновленная версия GoBD в нескольких местах подчеркивает, что процедурная документация является обязательной для обеспечения прозрачности сложной системы бухгалтерского учета, основанной на информационных технологиях.

Риски при отсутствии или неполноте документации

Недостаточная документация процедур сопряжена со значительными рисками:

• Оценки и доначисления налогов: без документации бухгалтерский учет может быть признан «ненадлежащим». В этом случае налоговая служба вправе оценивать обороты и прибыль.

• Риски ответственности: в случае грубых нарушений компании могут даже подвергаться уголовному преследованию.

• Потеря ноу-хау: если знания передаются только устно, при смене персонала теряется важная информация.

• Материальные недостатки: согласно GoBD, отсутствие документации по процедурам приводит к материальному недостатку; может быть отказано в вычете предварительного налога и грозит доначисление.

Документация по процедурам по образцу?

На первый взгляд, готовые типовые решения для документирования процессов кажутся практичными – они быстро создаются, недороги и, казалось бы, достаточны. Но внешний вид обманчив. Новые GoBD явно подчеркивают, что полная документация процессов должна содержать несколько частей, индивидуально адаптированных к компании: от общего описания и документации для пользователей до технической документации по системе и эксплуатации.

Типовые решения часто игнорируют сложность операционных процессов, не учитывают индивидуальные системные ландшафты и, в частности, пренебрегают постоянным обслуживанием и обновлением — обязательным требованием согласно GoBD. Такая документация может существовать на бумаге, но в случае проверки редко соответствует требованиям.

Тем, кто хочет быть уверенным в своей безопасности, следует полагаться на профессиональную поддержку, а не на жесткие шаблоны. Только индивидуально созданная и регулярно проверяемая документация по процедурам обеспечивает настоящую безопасность.

Типичные ошибки и передовой опыт

На практике часто встречаются следующие ошибки:

• Устаревшая документация: процессы меняются, но документация не обновляется.

• Неполное описание: отсутствуют важные системы, интерфейсы или сферы ответственности.

• Отсутствие версий: нет понятной истории версий.

• Отсутствуют технические детали: проверяющие не могут проследить процессы, поскольку системная информация неясна.

Лучшие практики по созданию документации по процедурам

1. Анализ всех процессов: документируйте весь жизненный цикл документов — от регистрации до архивирования — включая все интерфейсы и системы.

2. Четкое распределение обязанностей: определите ответственность за каждый этап и зафиксируйте ее в документации для пользователей.

3. Техническое описание: точно зафиксируйте используемое программное обеспечение, форматы данных и интерфейсы.

4. Обеспечение актуальности: регулярно проверяйте свою документацию и обновляйте ее при изменениях в системе, персонале или процессах.

5. Ведите историю версий: документируйте изменения и архивируйте старые версии, чтобы обеспечить прозрачность.

6. Используйте внешнюю поддержку: привлекайте специализированных поставщиков услуг, если у вас сложные ИТ-структуры или не хватает времени и знаний. Стандартные шаблоны часто не подходят и быстро устаревают.

   
   
   
   

Преимущества комплексной документации процедур

Создание документации, соответствующей требованиям GoBD, приносит не только налоговые выгоды. Хорошо структурированная документация предлагает реальные преимущества:

• Оптимизация процессов: благодаря анализу становятся заметными пробелы в процессах, которые можно устранить.

• Быстрое освоение: новые сотрудники быстрее понимают процессы, потому что рабочие этапы определены в письменной форме.

• Сохранение знаний: специфические для компании ноу-хау сохраняются в долгосрочной перспективе.

• Снижение рисков: аудиторы получают прозрачный обзор; легче опровергнуть обвинения в умысле и халатности. 

Обзор нововведений GoBD 2024/2025 

В соответствии с письмом Федерального министерства финансов от 11 марта 2024 года GoBD были приведены в соответствие с законом о внедрении DAC7 и вступили в силу 1 апреля 2024 года. Наиболее важные изменения, касающиеся возможностей проведения цифровых проверок налоговыми органами, заключаются в следующем:

• Передача данных вместо передачи носителей данных: теперь компании могут передавать данные, имеющие отношение к налогообложению, через цифровые платформы финансовых органов, а не только на физических носителях.

• Мобильная обработка данных: аудиторы могут обрабатывать данные на мобильных системах; по завершении работы эти данные должны быть удалены.

• Единый цифровой интерфейс: доказательная сила бухгалтерского учета требует экспорта через единый цифровой интерфейс в соответствии с §147b AO.

  
  

Эти изменения показывают, что финансовая администрация продвигает цифровую трансформацию. Поэтому предприятиям следует проверить свои процессы и документацию по процедурам, чтобы соответствовать новым требованиям.

Как Rosfort поддерживает вас

Мы создаем документацию по процедурам совместно с компанией. При этом мы подходим к существующим процессам структурированно и индивидуально и обеспечиваем полную и понятную документацию в соответствии с GoBD.

Кроме того,

• мы оказываем поддержку в подаче заявки на получение субсидий, если проект соответствует критериям для их получения,

• консультируем по вопросам текущего ведения и корректировки документации по процедурам,

• указываем, какие процессы необходимо фиксировать и как их правильно документировать.

Таким образом, мы гарантируем, что предприятия будут защищены и смогут дополнительно воспользоваться возможными субсидиями.

Вы не уверены, соответствует ли ваша документация по процедурам требованиям? 

Тогда свяжитесь с нами без каких-либо обязательств. Вместе мы проверим ваши документы и разработаем устойчивое решение.

Вывод

Документация процессов в соответствии с GoBD является обязательной для всех предприятий. Благодаря новой редакции GoBD и прогрессирующей цифровизации недостатки в документации становятся заметны быстрее. Используйте документацию не только как обязанность, но и как стратегический инструмент для оптимизации процессов и минимизации рисков. Мы в Rosfort поможем вам создать индивидуальную, актуальную и перспективную документацию, чтобы вы могли оставаться спокойными во время следующей налоговой проверки.

Часто задаваемые вопросы

Какую информацию должна содержать документация по процедурам, соответствующая требованиям GoBD?

Документация по процедурам описывает, как в компании обрабатываются данные, имеющие отношение к налогообложению. Сюда входят, среди прочего, сбор, обработка, хранение и защита данных. Обычно она состоит из общего описания компании, документации для пользователей, технической документации по системе и описания внутренних систем контроля.

Как я могу регулярно обновлять свою документацию по процедурам и обеспечить ее юридическую надежность?

Чтобы документация по процедурам всегда была актуальной и соответствовала законодательству, изменения в программном обеспечении, персонале или процессах должны своевременно документироваться. В этом помогает последовательная версионирование, при котором каждое изменение регистрируется с указанием даты, ответственного лица и причины. Рекомендуется назначить ответственное лицо или отдел, которые будут регулярно проверять документацию. В случае сложных структур или отраслевых требований целесообразно привлечь внешнюю поддержку.

Какие риски грозят в случае отсутствия или неполноты документации по процедурам в соответствии с GoBD?

Отсутствие документации по процедурам может быть расценено в ходе налоговой проверки как формальный недостаток и вызвать сомнения в правильности ведения бухгалтерского учета. Налоговая служба может тогда провести оценку, что, как правило, приводит к налоговым неудобствам. Кроме того, возрастает риск привлечь внимание в ходе проверок и получить более подробные запросы.

Почему индивидуальная документация по процедурам лучше, чем типовой шаблон?

На первый взгляд шаблоны для документирования процессов кажутся практичными. Они быстро доступны и легко адаптируются. Однако в реальности они чаще всего оказываются недостаточными. Они не учитывают ни индивидуальные ИТ-системы компании, ни конкретные процессы или сферы ответственности. Часто отсутствует четкая концепция обслуживания и обновления. Но именно этого требуют GoBD. Только точно подходящая и регулярно проверяемая документация действительно соответствует требованиям и обеспечивает безопасность в случае проверки. Те, кто хочет быть уверенным, выбирают профессиональное и индивидуальное решение.

Существуют ли субсидии на создание или переработку документации по процедурам?

Да, создание документации по процедурам может быть субсидируемым в рамках проектов по цифровизации или консультированию. Возможность получения субсидии и ее размер зависят от различных факторов. Мы проверим это для вас и поможем с подачей заявки.